Konečný uživatel, jehož mikroprojekt byl zahnut do plánu udržitelnosti, je informován o této skutečnosti v dopise o ukončení kontroly vyúčtování mikroprojektu. V tomto dopise je uveden také seznam konkrétních výstupů mikroprojektu, které jsou do udržitelnosti zahrnuty. Na základě této skutečnosti je konečný uživatel povinen předkládat Správci Fondu jednou ročně Monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti mikroprojektu po dobu 5 let.
Udržitelnost mikroprojektu znamená kontrolu výstupu mikroprojektu, které byly pořízeny za spoluúčasti prostředků ze strukturálních fondů a jejichž efekty mají dlouhodobý charakter, a to po dobu 5 let od ukončení realizace mikroprojektu. Za mikroprojekty, které mají dlouhodobý charakter, jsou považovány všechny investiční a neinvestiční mikroprojekty, jejichž cílem je vytvoření dlouhodobého výstupu (např. turistické informační tabule, prezentace na webových stránkách, vybavení dlouhodobějšího charakteru apod.). Výběr mikroprojektů spadajících ke sledování udržitelnosti stanoví Správce Fondu s ohledem na charakter mikroprojektu. Konečný uživatel u těchto vybraných mikroprojektů zodpovídá za to, že efekty mikroprojektu budou udrženy minimálně po dobu pěti let od ukončení fyzické realizace mikroprojektu a pořízený majetek bude v jeho vlastnictví a po dobu 5 let nebude dán do zástavy a nebude převeden na jiného majitele.
V případě, že v době udržitelnosti mikroprojektu dojde ke zničení výstupu mikroprojektu, je povinnost žadatele uvést výstup mikroprojektu do původního stavu a na vlastní náklady.
Výsledky mikroprojektu musí být udrženy po minimální požadovanou dobu. Pokud tato podmínka nebude splněna, bude toto považováno za porušení povinností stanovených Smlouvou o financování mikroprojektu.
V případě mikroprojektů, jejichž udržitelnost je vyžadována již na základě podmínky stanovené Euroregionálním řídícím výborem při schválení mikroprojektu (doložení písemného závazku - seznamu česko-polských aktivit, pro které bude pořízené vybavení v době udržitelnosti využito a který tvoří přílohu č. 7 Smlouvy o financování) je tato podmínka závazná a její naplnění se sleduje prostřednictvím Monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti. Skutečný stav uvedený v Monitorovací zprávě musí být v souladu s plánovaným seznamem česko-polských aktivit.
V předložených Monitorovacích zprávách o zajištění udržitelnosti musí být vypsán seznam aktivit, které se uskutečnily za sledované období, musí být popsána spolupráce s polským partnerem a dále musí být popsáno využití pořízeného vybavení v rámci udržitelnosti při společných akcích. Společně s Monitorovací zprávou musí být doloženy tyto přílohy:
- ke všem uvedeným akcím:
(Z těchto třech uvedených dokumentů je vždy potřeba doložit minimálně jeden. Je-li však udržitelnost mikroprojektu vyžadována na základě podmínky stanovené Euroregionálním řídícím výborem – viz výše – je vždy nutné doložit všechny tři dokumenty)
- k pořízenému vybavení či majetku:
Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti ke stažení ZDE